zaterdag 13 oktober 2012

Kleine dingen maken een groot verschil

“Jongens, ze komt er aan hoor” zeiden ze dan en blijkbaar kwamen dan alle belangrijke vragen nog “even” ter sprake. Ze wist dat het werkte maar hoorde later pas hoe goed het ook werkte. Later toen ze niet meer voor de directeur maar voor een van zijn management teamleden werkte.

In die jaren deed ze veel invalwerk als secretaresse. Dat betekende in dit geval amper drie uur inwerktijd en dan gewoon aan de slag. Zes weken de taak van de directiesecretaresse van een bedrijf met 400 man overnemen. Een eigen werkwijze had ze daardoor gecreëerd. Een werkwijze waarmee ze overal haar werk kon doen. En soms veranderde er dingen binnen zo’n bedrijf waar ze zelf geen idee van had. Zoals in dit geval.
De secretaresse die ze moest vervangen was van het type “ik ben de secretaresse van de directeur dus niet zeuren, ik heb wel wat beters te doen”. En zo zat zij nou net niet in elkaar.  Ze staat nu eenmaal graag voor andere klaar en beseft dat ze juist in haar vak iedereen binnen het bedrijf nodig heeft om haar werk goed te kunnen uitvoeren. Als vanzelf had ze de eerste dag al gesprekken met de koffiejuffrouw. Was ze geïnteresseerd in de mensen van de postkamer en hielp ze degene die niet wist hoe je een fax moest verzenden. Niet omdat het handig was maar omdat ze een echte interesse in de mensen had. En al die mensen stonden dan ook voor haar klaar als ze eens iets met spoed moest regelen. Ze zat anders in elkaar en dat merkte de directeur ook.
“Ja hallo, ik ben hier de directeur” sloeg hij met zijn vuist lachend op tafel toen zij aan één stuk door ratelde of hij dit al gedaan had, die teruggebeld, en dat al geschreven. “Nou doe er wat aan, neem de leiding” zei ze dan lachend terug. Binnen een paar dagen wisten ze wel wat ze aan elkaar hadden. En gingen ze voor elkaar door het vuur. Zij streepte met gemak uren in zijn agenda weg met vage teksten en zorgde er voor dat hij daardoor tijd kreeg om zijn werk ook te kunnen doen. Afspraken bracht ze terug naar de minimale tijd door de persoon eerst zijn verhaal per e-mail te laten sturen zodat haar baas zich op zijn gemak kon inlezen. Ze klopte vijf minuten voor een volgende afspraak op de deur en zei dan “denk je aan je volgende afspraak”. Spijkers met koppen werden er dan geslagen. Hij kreeg zijn imago van op tijd zijn weer terug en er kwam rust in de tent. Had hij weer tijd om eens door zijn bedrijf te lopen en te zien wat er speelde.  
Tussen afspraken door belde hij even naar kantoor en konden ze lachen om van alles wat er gebeurde. Kwam hij laat van afspraken terug, had zij altijd wel een stuk fruit of broodje voor hem klaar liggen. En hij, hij sprak regelmatig zijn waardering uit. Liet blijken hoe prettig het was dat ze van alles deed om hem echt te ondersteunen. Na die zes weken werd ze gevraagd om een van de management teamleden te ondersteunen. Zijn secretaresse zou er drie maanden uit zijn wegens een operatie. Een heel andere baan waarin ze naast een manager een afdeling van 70 personen ondersteunde. De meeste mensen kende ze al en als vanzelf rolde ze die baan in.
“Weet je wel dat de directeur  veel relaxter is geworden sinds jij voor hem ging werken” zei hij in die tijd tegen haar. Nee dat wist ze niet, ze kende hem daarvoor natuurlijk ook niet. “Maar ik doe niks speciaals” had ze nog gezegd. “Misschien is het dat juist” antwoordde hij. “Het zijn die kleine dingen die jij niks noemt, die een groot verschil maken”.